Jak psát denní záznamy rychle a efektivně

Denní záznamy o průběhu služby se v mnoha zařízeních sociálních služeb staly velkým žroutem času. Zapisuje se všechno možné i nemožné. Takto strávený čas by šel rozhodně využít i lépe. V tomto článku společně prozkoumáme, jak denní záznamy zjednodušit a zefektivnit.

Co je nutné zapisovat

Nikde není dáno, jak přesně mají denní záznamy vypadat a co všechno je potřeba zaznamenat. Ve standardech kvality se dočteme jedině to, že „poskytovatel vytváří a uplatňuje systém získávání a předávání potřebných informací mezi zaměstnanci o průběhu poskytování sociální služby jednotlivým osobám“. Z toho plyne, že každá organizace si systém záznamů může nastavit dle svého vlastního uvážení.

Tato volnost často bohužel často vede ke strategii „raději toho budeme zapisovat co nejvíc, co kdyby to bylo potřeba.“ Výsledkem ale bývají zbytečně obsáhlé a neefektivní záznamy.

Zapisujte jen to, co je důležité

Do denních záznamů zapisujte jen to, co je skutečně důležité a užitečné. Jen informace, které ostatní opravdu potřebují a musí vědět.

Často se v denních záznamech nachází spousta zbytečné omáčky a vaty. Dočteme se, že klient dnes dělal to samé, jako každý jiný den. Že se byl projít a svítilo sluníčko. Dal si kávu a díval se na televizi. Výsledkem je obsáhlý denní záznam, kde se mezi spoustou zbytečností ukrývá pár užitečných informací. A je nebezpečí, že ty užitečné informace ostatní přehlédnou.

V jednom zařízení mi pracovníci popisovali, že denní záznamy píšou do programu Cygnus. A že v tomto programu mohou důležité informace označit a zvýraznit. Po chvíli ale došli k závěru, že by úplně stačilo, kdyby do záznamů psali informace, které nyní označují jako důležité. Zbytek by klidně mohli vynechat a nic by se nestalo.

Zkuste se podívat do vašich denních záznamů a zamyslete se, které informace jsou opravdu důležité a užitečné. A co s tím zbytkem? Vynechat! Záznamy pak budou přehlednější, efektivnější a strávíte s nimi méně času.

Zapisujte to, co je neobvyklé

Poměrně častá otázka zní, jestli je potřeba u klienta zapisovat, že dnes bylo vše v pořádku, klient dělal to, co vždycky a nic zvláštního se nedělo. Myslím, že podobné zápisky jsou zbytečné. Je lepší zavést pravidlo, že do denních záznamů píšeme pouze věci, které nějakým způsobem vybočují z běžného fungování.

Pokud klient žije den za dnem spokojeně a nic zvláštního se neděje, je vhodnější tuto skutečnost zaznamenat například v rámci měsíčního shrnutí (viz dále). Rozhodně ale není potřeba opakovat v denních záznamech každý den znovu to samé.

Záznamy úkonů jsou součást denních záznamů

Ve většině pobytových služeb se každý den zaznamenávají u jednotlivých klientů provedené úkony či činnosti. Například pomoc s hygienou, pomoc s oblékáním, pomoc při jídle atd. Tyto záznamy vznikají buď formou papírových tabulek nebo v počítači např. v programu Cygnus či eQuip.

I když se jedná pouze o záznam ve smyslu provedeno – neprovedeno, tak i tyto záznamy dokládají, že práce s klientem probíhá v souladu s jeho individuálním plánem (či v souladu s plánem péče).

Týdenní či měsíční záznamy

V mnoha zařízeních je zavedeno, že klíčový pracovník jednou za týden či za měsíc udělá slovní záznam ke svým klientům. Tyto záznamy mohou být užitečné, pokud pracovník stručně shrne, co klient za danou dobu zažil, jak se mu dařilo či zda se objevily nějaké potíže a problémy.

Často ale jsou tyto záznamy jen formální. Nezřídka se v nich opakují stále stejné a nic neříkající věty a fráze, např. „Vše v pořádku, s klientem pokračujeme v plnění jeho osobního cíle.“ Takové záznamy jsou ztrátou času a je lepší je zrušit. Někdy je problém v tom, že klíčoví pracovníci musí tyto záznamy dělat příliš často. Například po týdnu většinou není moc co zapisovat. Po měsíci se ale většinou už pár věcí najde.

Jak ušetřit desítky hodin

Zaznamenávat se dá všechno možné. Většinou je problém, že toho pracovníci zaznamenávají příliš mnoho. Je proto dobré si uvědomit, kolik času stráví průměrně pracovník v průběhu služby u počítače.

Pravidelně tuto otázku pokládám účastníkům kurzů individuálního plánování. Odpovědi bývají velmi rozdílné. V některých organizacích pracovníci říkají, že záznamům věnují v průměru 15 – 20 minut za den. To považuji za přiměřené.

V řadě organizací ale tráví pracovník u počítače až hodinu denně! To je neúnosně mnoho. Představte si, že by se podařilo dobu strávenou u počítače zkrátit u každého pracovníka o 15 minut denně. Za rok by to byly desítky a množná i stovky ušetřených hodin, které by pracovníci mohli trávit užitečnějším způsobem!

Líbil se vám tento článek? Tak ho sdílejte dál! Děkuji.