Jak si zjednodušit práci s individuálním plánováním

Lidé si často stěžují, že papírů přibývá a na práci s klienty je čím dál tím méně času. Co se s tím dá dělat? Při individuálním plánování bychom se měli zaměřit na to podstatné a vynechat všechny zbytečné věci. V tomto článku si ukážeme, jak na to.

Hledáme, co je důležité

Udělejte si malý experiment. Vezměte si do ruky individuální plán jednoho z vašich klientů. Do druhé ruky si vezměte červenou tužku. Nyní si celý plán projděte a podtrhněte si v plánu informace, které jsou skutečně důležité a užitečné.

Představte si například, že plán pročítá nová kolegyně, která k vám právě nastoupila. Pokud je plán dobře zpracovaný, tak i nový zaměstnanec by měl bez problémů pochopit, jak a s čím má danému klientovi pomáhat. Které informace budou pro vaši kolegyni skutečně přínosné? Co potřebuje vědět, aby s tímto klientem mohla dobře pracovat? Aby mohla klientovi poskytovat pomoc, péči a podporu tak, jak je klient zvyklý a jak mu to vyhovuje?

Podívejte se na individuální plán také očima klienta. Které informace jsou z jeho úhlu pohledu opravdu podstatné? Co by z pohledu klienta měl personál vědět? Co by v plánu nemělo chybět?

Tyto důležité, praktické a užitečné informace si v plánu podtrhněte. Projděte si celý individuální plán a klidně i zbytek dokumentace klienta, pokud ji máte v jedněch deskách.

Vynechte zbytečný balast

Máte hotovo? Kolik věci jste podtrhli a kolik toho zůstalo nepodtrženo? V mnoha plánech to bývá tak půl na půl. Půlka informací je důležitých a zbytek často bývá celkem zbytečná omáčka a balast. Informace, které se do plánů píší ze zvyku. Zbytečné cíle, o které klient ani nestojí. Informace, o kterých kdysi dávno někdo usoudil, že by v plánu měly být, ale ve skutečnosti nejsou k ničemu dobré.

Některé plány také bývají plné odborně znějících frází, ze kterých se ale nikdo nic kloudného nedozví. Lepší je používat při plánování běžný a srozumitelný jazyk.

Nyní si představte, co by se stalo, kdyby v individuálním plánu zůstaly jen důležité informace, které jste podtrhli. Zbytek by zmizel. Místo dlouhého a nepřehledného plánu byste získali plán kratší, přehlednější a tím i užitečnější. Zbytečné informace nikomu chybět nebudou. To je opakovaná zkušenost.

Pryč s duplicitami

Častým nešvarem také bývá, že se v individuálním plánu objevuje jedna informace několikrát. Může to být i užitečná informace, ale setkáme se s ní v plánu na různých místech opakovaně. Plán tím ztrácí přehlednost. Zde je recept jednoduchý: jedna informace by měla být v plánu pouze jednou.

Jednoduchost je znakem kvality

Žádný zákon ani standardy kvality nikoho nenutí vytvářet dlouhé a komplikované plány. Není nutné mít v plánech spoustu zbytečných kolonek, u kterých marně přemýšlíte, co napsat. Není nutné vymýšlet stále znovu zbytečné cíle, o které klienti nemají zájem.

Sám jsem měl v ruce stovky individuálních plánů z různých organizací. Naprosté většině z nich by velmi prospělo podstatné zkrácení a zjednodušení. Všiml jsem si, že přílišná délka a komplikovanost jsou obvyklé znaky nekvalitních a formálních plánů. Kvalitní plány bývají jednoduché a přehledné. Člověk v nich najde jen užitečné informace. Vytvořit jednoduchý plán také zabere méně času. A jak všichni víme, času není nikdy dost.

Zdá se vám plánování ve vaší organizaci příliš složité? Je to jen na vás, jak si plánování nastavíte. Můžete si ho nastavit složitě a můžete si ho nastavit i jednoduše. Jde to. Lidé často mívají pocit, že je lepší, aby toho v plánech bylo raději víc. Ale opak je pravdou. Jednoduchost je cesta ke kvalitě.

Líbil se vám článek? Tak ho sdílejte dál! Díky.